创建并维护真实,可靠和可用的记录

概览

OpenKM文档管理支持记录管理软件。企业内容管理 - ECM - 是2005年由信息专业人员定义的术语,与EDRMS或ERMS等其他概念竞争。有很多文献都有与文件管理有关的术语,例如; ECM,EDRMS,ERMS,DM,KM等等,更受营销规则而非客观原因的影响。

然而,我们更喜欢EDRMS(企业文档和记录管理系统)一词,可能在营销领域的成功较少,但从我们的角度来看更严格和更具代表性。

记录管理中的信息管理是管理领域,负责对记录的创建,接收,维护,使用和处置进行有效和系统的控制,包括捕获和维护表格中的业务活动和交易的证据和信息的过程的记录。记录是组织或个人根据法律义务或业务交易创建的信息,和接收和维护信息。

记录管理软件解决方案管理记录管理者以及在业务活动过程中创建或使用记录的任何人的实践。组织中的电子记录管理包括:

  • 制定政策和标准。
  • 分配责任和权限。
  • 制定和颁布程序和指南。
  • 信息管理。
  • 提供与管理和使用记录有关的一系列服务。
  • 管理记录的专用系统的设计,实施和管理。
  • 将记录管理集成到业务系统和流程中。

所有组织都需要确定影响其活动和要求的监管环境,以记录其活动。组织的政策和程序应反映监管环境在其业务流程中的应用。组织应在其活动记录中提供足够的证据证明其符合监管环境。

组织应建立,记录,维护和公布记录管理的政策,程序和实践,以确保其业务需要的证据,责任和有关其活动的信息得到满足。

优点

在电子记录管理场景中,记录被创建,接收和用于商业活动。为了支持业务开展,遵守监管环境并提供问责制,组织应创建并维护真实,可靠和可用的记录,并在需要时保护这些记录的完整性。为此,组织应制定并实施全面的记录管理计划,其中包括::

  • 确定应在每个业务流程中创建哪些记录,以及需要在记录中包含哪些信息。
  • 决定应该创建和捕获哪种形式和结构记录,以及要使用的技术。
  • 确定应使用记录和记录过程创建哪些元数据,以及如何持久链接和管理元数据。
  • 保留记录并使其随时间可访问,以满足业务需求和社区期望。
  • 确保在安全可靠的环境中维护记录。
  • 确定和评估提高其流程,决策和行动的有效性,效率或质量的机会,这些机制可能会因更好的记录创建或管理而产生。
  • 确定在业务流程和其他用户之间检索,使用和传输记录的要求,以及需要多长时间来满足这些要求。
  • 决定如何组织记录以支持使用要求。
  • 评估未能获得活动权威记录所带来的风险。
  • 遵守法律和监管要求,适用标准和组织政策。
  • 确保仅根据需要或要求保留记录。

档案计划

文件计划是一个综合性大纲,包括记录系列,文件组织,活动文件位置,文件传输说明,文件保留和处置说明以及为有效管理记录提供指导的其他特定说明。

OpenKM的文件计划记录管理软件,指定记录创建或接收后的组织方式,为组织单位创建和维护的记录提供“路线图”,并促进记录的处理。

文件计划是通过详细说明组织单位中记录的文件系列,以及有关如何管理和由谁管理的信息创建的,并将以下信息合并到您的文件计划中。

特点

OpenKM文档管理的文件计划,描述组织中的每种类型的记录,它们应存储的位置,适用于它们的规则,保留时间表和时间线,处置方式以及对其负责管理的人员。它包含以下任务:

  • 描述组织确认为记录的项目类型。
  • 将记录分类成各种类别。
  • 指示记录的存储位置。
  • 描述记录的保留期。
  • 描述负责管理各种记录的人员。
  • 处理电子记录和非电子记录。

继承

它允许在文件系列之间继承。

  • 从父文件系列继承到子文件系列。
  • 扩展文件系列。
  • 复制文件系列。

安全性

按记录的文件系列设置安全性。

  • 基于OpenKM插件系统的安全性。
  • 为每个文件系列创建自己的动态安全性,例如,基于元数据值。

记录经理

  • 基于OpenKM插件系统的记录管理器。
  • 为每个文件系列创建自己的动态逻辑,例如,基于元数据值,文件系列可以提升为“记录”状态。
  • 用于评估任务“促进记录”的动态逻辑。

搜索

根据文件系列记录定义常见搜索。

商业活动的分类

业务活动的分类是协助业务开展和记录管理所涉及的许多过程的有力工具:

  • 提供各个记录之间的联系,以积累,提供活动的连续记录。
  • 确保记录随着时间​​的推移以一致的方式命名。
  • 协助检索与特定功能或活动相关的所有记录。
  • 确定适合于记录集的安全保护和访问。
  • 为访问特定记录组或对其执行操作分配用户权限。
  • 分配管理特定记录集的可靠性。
  • 分发行动记录。
  • 确定适当的保留期和处理记录的动作。

分类系统

分类系统反映了组织的业务,通常基于对组织业务活动的分析。该系统可用于支持各种记录管理过程。

目录

  • 基于OpenKM插件系统的编目(允许自动文档和记录管理)。
  • 根据记录值创建动态目标。
  • 动态向导要求用户根据记录的文件系列(创建的控制)获取元数据值。

部署

  • 基于OpenKM插件系统的配置。
  • 设置保留计划和期间(保留期)。
  • 根据记录值创建动态处置。

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